Menggaji Diri Sendiri: Cara Menentukan Gaji Pemilik Tanpa Membuat Kas Usaha Tekor

Banyak pemilik usaha kecil mengambil uang dari kas tanpa aturan: pagi ambil untuk belanja rumah, sore ambil lagi untuk bensin, dan di akhir bulan tidak ada yang tahu berapa yang sudah diambil. Karena tidak pernah dicatat sebagai gaji, kas usaha menipis pelan-pelan. Pemilik lalu bingung: laba di buku bagus, tetapi saldo rekening tidak bertambah.

Artikel ini memakai contoh warung makan sederhana dengan angka yang bisa Anda hitung ulang. Semua angka adalah ilustrasi, bukan data survei; ganti dengan angka usaha Anda sendiri.

Gaji pemilik, prive, dan laba: tiga hal yang sering tercampur

Gaji pemilik adalah pembayaran atas waktu dan tenaga Anda di warung. Prive adalah pengambilan di luar gaji, misalnya untuk sekolah anak atau memperbaiki rumah. Laba ditahan adalah bagian yang sengaja ditinggal di usaha untuk menambah stok, mengganti alat, atau menutup bulan sepi.

Perlakukan gaji seperti upah karyawan: jumlahnya ditentukan lebih dulu, dicatat, dan dibayar pada tanggal yang sama setiap bulan. Kalau tidak pernah dihitung, usaha terlihat lebih untung daripada kenyataan, karena sebagian laba itu sudah Anda pakai untuk kebutuhan rumah.

Akibat berikutnya muncul di harga jual. Pemilik merasa harga sudah cukup karena masih ada sisa uang, padahal sisa itu gaji yang belum pernah dihitung. Dasar perhitungannya ada di cara menghitung HPP dan harga jual.

Langkah pertama: hitung laba sebelum gaji pemilik

Ambil bulan yang paling normal, bukan bulan terbaik. Contoh: omzet sebulan 25.000.000. Harga pokok bahan yang benar-benar terjual 10.000.000, yaitu 40% dari omzet. Biaya tetap 5.000.000 sebulan, terdiri dari sewa 2.000.000, listrik dan air 500.000, serta upah satu karyawan 2.500.000.

Laba sebelum gaji pemilik = 25.000.000 - 10.000.000 - 5.000.000 = 10.000.000.

Angka 10.000.000 bukan gaji Anda. Itu batas atas yang harus dibagi antara gaji, cadangan, dan modal kerja. Kalau semuanya diambil, usaha tidak punya bantalan.

Kalau terasa kecil, jangan buru-buru memotong gaji jadi nol. Periksa harga jual, ukuran porsi, dan biaya tetap. Usaha yang labanya tipis karena harga terlalu rendah tidak menjadi sehat hanya karena pemiliknya berhenti digaji.

Membagi laba: gaji, cadangan, dan modal

Bagi laba sebelum gaji menjadi tiga bagian: 50% gaji pemilik, 30% cadangan usaha, 20% modal kerja. Dari laba 10.000.000, hasilnya gaji 5.000.000, cadangan 3.000.000, dan modal 2.000.000.

Cadangan bukan uang menganggur. Di dalamnya ada setoran pajak, dana perbaikan alat, dan bantalan bulan sepi. Porsi modal dipakai menambah stok atau mengganti peralatan tanpa meminjam.

Porsi ini tidak sakral. Usaha baru biasanya perlu cadangan lebih besar; usaha yang kasnya tebal bisa memberi gaji lebih besar. Yang penting porsi ditentukan sebelum uang diambil. Perhatikan juga gaji 5.000.000 itu setara 20% dari omzet; bila persentase ini menekan harga jual, harga jualnya yang perlu diperiksa.

Uji dengan bulan ramai, normal, dan sepi

Harga pokok tetap 40% dari omzet, biaya tetap 5.000.000, gaji pemilik 5.000.000.

• Ramai: omzet 30.000.000, harga pokok 12.000.000, biaya tetap 5.000.000, gaji 5.000.000, sisa kas 8.000.000.
• Normal: omzet 25.000.000, harga pokok 10.000.000, biaya tetap 5.000.000, gaji 5.000.000, sisa kas 5.000.000.
• Sepi: omzet 16.250.000, yaitu 35% di bawah normal. Harga pokok 6.500.000, biaya tetap 5.000.000, gaji 5.000.000, sisa kas minus 250.000.

Di bulan sepi gaji 5.000.000 tidak tertutup. Pilihannya: menurunkan gaji sementara, memakai cadangan dari bulan ramai, atau menambah penjualan. Hindari menutup kekurangan dengan uang belanja bahan minggu berikutnya, karena utang dagang menumpuk dan menekan minggu sesudahnya.

Supaya angka omzet nyata, catat penjualan harian lebih dulu; caranya di cara mencatat penjualan harian.

Prive harian: penarikan kecil yang membunuh kas

Misalnya Anda mengambil 300.000 sehari untuk kebutuhan rumah. Dalam 30 hari jumlahnya 9.000.000, atau 4.000.000 lebih tinggi daripada gaji 5.000.000 yang Anda tetapkan sendiri.

Selisih itu tidak hilang kalau dicatat; ia menjadi prive dan mengurangi kas. Masalahnya banyak pemilik tidak mencatatnya, lalu menyimpulkan usahanya lebih untung daripada kenyataan. Cara memisahkan dua kantong uang ini dibahas di memisahkan uang usaha dan uang pribadi.

Kebiasaan aman: tentukan gaji bulanan, pindahkan ke rekening pribadi pada satu tanggal tetap, dan pakai catatan terpisah untuk belanja rumah. Bila perlu mengambil lagi, catat sebagai prive dan kurangi gaji bulan berikutnya.

Pajak: apa yang perlu dicatat

Gaji pemilik dan pajak usaha adalah dua hal berbeda. Untuk wajib pajak orang pribadi UMKM, peredaran bruto sampai 500.000.000 setahun tidak dikenai PPh final, sedangkan bagian di atasnya dikenai PPh final 0,5%. Dengan omzet 25.000.000 sebulan, omzet setahun sekitar 300.000.000, jadi masih di bawah ambang itu.

Ini ilustrasi, bukan nasihat pajak, dan aturan bisa berubah. Bila usaha Anda berbentuk badan dan Anda tercatat sebagai pengurus yang menerima gaji, perlakuan pajaknya berbeda dan perlu diperiksa konsultan. Jangan menebak tarifnya. Yang bisa dilakukan sekarang: sisihkan setoran pajak dari porsi cadangan, dan simpan catatan omzet bulanan yang rapi agar mudah menyusun laporan keuangan usaha kecil.

Langkah praktis menentukan gaji pemilik

• 1. Kumpulkan angka satu bulan normal: omzet, harga pokok, dan seluruh biaya tetap.
• 2. Hitung laba sebelum gaji, bukan laba setelah uang diambil.
• 3. Tetapkan porsi gaji, cadangan, dan modal sebelum mengambil apa pun.
• 4. Uji angka gaji pada skenario ramai, normal, dan sepi.
• 5. Kumpulkan cadangan minimal 10.000.000, setara dua bulan gaji pada contoh ini.
• 6. Bayar gaji pada tanggal tetap, dengan catatan seperti upah karyawan.
• 7. Periksa ulang tiap kuartal atau setiap kali harga bahan berubah banyak.

Kesalahan umum

• Menetapkan gaji dari sisa kas akhir bulan, sehingga tidak tetap dan tidak bisa direncanakan.
• Menganggap seluruh laba hak pribadi, lalu memakai uang belanja bahan untuk rumah.
• Menggaji diri dari modal awal atau uang pinjaman, bukan dari laba.
• Mencampur rekening usaha dan rekening pribadi.
• Menghitung gaji hanya di bulan ramai, lalu kaget di bulan sepi.

Kapan perlu bantuan akuntan

Untuk warung atau toko dengan tim kecil, cara di atas biasanya cukup. Pertimbangkan akuntan bila Anda mempekerjakan lebih banyak orang dengan potongan pajak dan BPJS, bila usaha berubah menjadi badan hukum, bila Anda butuh laporan resmi untuk kredit, atau bila ada beberapa cabang dengan kas terpisah.

Bantuan juga layak diambil ketika laba sebelum gaji positif tetapi kas selalu habis. Itu tanda ada kebocoran di stok, harga jual, atau prive yang tidak tercatat.

Mulai bulan ini

Hitung laba sebelum gaji dari satu bulan normal, tetapkan porsi gaji, lalu uji dengan bulan sepi. Setelah itu proyeksikan kas ke depan supaya gaji tetap dibayar tanpa menekan belanja bahan.

Untuk itu, Arus Kas dan Proyeksi 12 Minggu membantu Anda menuliskan kas masuk dan keluar per minggu, termasuk baris gaji pemilik, lalu melihat minggu mana yang saldonya paling tipis. Alat ini template spreadsheet, bukan jasa akuntansi; angkanya tetap milik Anda.

Bila ingin membereskan pencatatan dulu, mulai dari menghitung laba kotor warung agar laba sebelum gaji Anda benar.

Pertanyaan yang sering muncul

Berapa gaji yang wajar untuk pemilik usaha kecil?

Tidak ada angka tunggal. Patokan mudah: gaji tidak melebihi 50% laba sebelum gaji, sisanya cukup untuk cadangan dan modal kerja. Contoh di sini memakai 50%, yaitu 5.000.000 dari laba 10.000.000.

Apakah gaji harus dibayar tiap bulan walau sedang sepi?

Idealnya ya, dengan besar yang disesuaikan. Bila bulan sepi membuat kas minus, turunkan gaji sementara, catat selisihnya, lalu lengkapi dari cadangan saat bulan ramai. Keputusan diambil sebelum uang diambil.

Bolehkah mengambil uang usaha kapan saja?

Boleh, tetapi catat sebagai prive dan hitung sebagai pengurang gaji bulan itu atau bulan berikutnya. Pengambilan tanpa catatan membuat laba terlihat lebih besar dan kas menipis tanpa sebab jelas.

Apakah gaji pemilik sama dengan laba?

Tidak. Gaji adalah biaya atas waktu Anda; laba adalah sisa setelah semua biaya, termasuk gaji. Usaha sehat punya keduanya: pemilik dibayar dan usaha masih menyisakan laba.

Bagaimana kalau belum mampu menggaji diri sendiri?

Tetapkan gaji kecil lebih dulu, misalnya 25% laba sebelum gaji, lalu naikkan bertahap saat cadangan cukup. Pada laba 10.000.000, porsi itu berarti 2.500.000. Yang berbahaya bukan gaji kecil, melainkan pengambilan tanpa catatan.